イベント運営会社・出店申し込みの受付
「出店管理に4つのツールを行き来していました」
4つのツール→1つの画面フォーム・メール・パワポ・エクセルに散らばっていた出店の受付
申し込みが届いた時点で、消防と保健所に出す書類が数クリックでできます。受付から役所の書類までを1つでこなす、専用の窓口ができたようなイメージです。
- 12問そのままGoogleフォームの質問は変えずに移した
- 相談した当日実際の受付で使い始めた
- 数クリック消防PDFと保健所の一覧表
- サーバ代 0円会社のGoogleの中で動く
渡してもらったもの いまのGoogleフォーム、保健所に出した一覧表 1枚、消防に出した配置図 1枚
できたもの 受付から書類までのアプリ。会社のGoogleの中で動きます
AI 使っていません
サーバ代 かかっていません
できたもの 受付から書類までのアプリ。会社のGoogleの中で動きます
AI 使っていません
サーバ代 かかっていません
出店の申し込みはGoogleフォームで受けたい。ところが写真の欄を付けると、Googleアカウントを持つ人しか開けません。そのため写真だけ別にメールで送ってもらいます。消防に出す配置図は、店の名前と届いた写真をパワーポイントに貼って作る。保健所に出す一覧表は、回答のスプレッドシートから要る列だけを間引いてエクセルに転記する。出店者への連絡は、またメールです。1件のイベントで、4つのツールを行き来していました。
私は、道具を選び直す前に仕事の順番を引き直し、受付から書類までを一本の流れにすることを提案しました。質問はGoogleフォームの12問のまま。変えたのは、受けたあとの手間だけです。フォームは画面から発行し、出店者はログインなしで写真ごと申し込めます。届いた内容は表で並び、消防の配置図PDFと保健所の一覧表が、数クリックで出ます。一斉連絡も同じ画面からです。貼り付けも、転記もありません。
相談したその日のうちに、実際の受付で使い始めました。作るものを、出店者の画面、管理の画面、フォームを作る画面の3つに絞ったからです。今も使いながら直し続けています。
近いのはこんな場合 — 申し込み、注文、予約。受け取った内容を、別の書類や連絡に作り直している仕事。